実際に導入が始まってからの課題や対応策は？

管理部 課長
川本様

川本氏：

当社の業務は受注対応、通関業務、陸送の手配業務、倉庫管理、倉庫内作業など、とにかく幅広いんです。それに、業務の進め方もお客様によって異なるパターンがある。詳細については、担当者に直接聞いてもらわないと分からないことが多いので、基本設計から詳細設計の段階で、SEの方に何度も足を運んでもらいました。

プロジェクトを進めていくうえでの課題といえば、システムというより、社員の意識改革の方でした。今まで電話やFAXで業務をこなしていましたから、コンピュータを操作できない人がほとんどだったのでね。テスト段階でもかなりの反発がありましたから。

そういったなかで、社員の意識改革はどのように進められましたか？

川本氏：

とはいえ、会社の方針は決まっていましたから、それに従ってもらうしかありません。業務の一気通貫、情報共有を実現するためには、古い体質は変えていかないといけない。全員に周知徹底していきました。もちろん、NTTデータ関西には、改めて各部署を回ってもらって、基本的な操作説明をしていただきました。

一番心配したのは、入力業務の負荷がかかる営業部門でした。今までなかった業務が増えるので最初は大変でしたが、意外にも2カ月ほどで落ち着きましたね。

導入後の効果は？

川本氏：

とにかく、一気通貫で仕事が流れるようになったことが一番の功績です。最初に営業が入力した情報を全社で共有できるので、他部署での入力の手間が大幅に減りました。まさに業務効率の改善です。

荒川氏：

今までは、業務部で入力した後に、またSea-NACCSのシステムに登録、その後さらに経理部でも伝票発行というような手間が、1回になったんです。データ入力を担当していた業務部と輸出入業務部で6名分の手間が省けたんですから、すごいですよね。その人員を営業部門に移すことができました。

全体的な時間短縮にも大きな成果が出ているとか。

川本氏：

時間短縮はすごいですよ。データ入力は言うまでもありませんが、各部署にわざわざ届けていた書類の70～80％は伝送できるようになったことも大きな成果です。業務全体でいうと、請求書発行の最終段階までで約4～5日は短くなっています。

松橋氏：

営業部では、今まで業務の進捗状況や入金管理などを確認するために、社内でいちいち電話をかけていたんです。今では、システムを見れば一目瞭然ですし、立替金請求書も営業で作成できるので、お客様のご依頼にもタイムリーに対応できるようになりました。

川本氏：

社内がバタバタしなくなったんですよ。今までのように書類を持って走り回ることもなくなったし、電話・FAXも減ったので静かになりました。
何よりの効果は、そういった業務が減ったことで、その時間や人員をお客様の対応に充てられるようになったこと。営業力を強化できたことが大きな成果だと思っています。

実際に、お客様からの反響も大きいですよ、請求書発行までが約4～5日も早く処理できるようになった訳ですから。それに、データ連携しているお客様には、請求書データを送れるようになったので、お客様側でも入力の手間が省ける。そういったことも、高い評価をいただいています。

NTTデータ関西に今後期待することをお聞かせください。

ジャパンエキスプレス様本社

川本氏：

今後は港の24時間フル稼働も視野に入れ、NACCSもさらに進化していくことが予想されますが、そのような港の変化にもNTTデータ関西とはお付き合いも長いので本音で話せるからいいですよ。それに、こちらの要求に対して、具体的な提案を予想以上の形で返してくれるので心強いです。私たちとしては、今まで通りに対応してもらえたらと思っています。