誤送信防止システムを導入するに到った経緯を教えてください

近年、情報セキュリティやコンプライアンス遵守が求められる中、平成１７年４月に個人情報保護法が施行されました。当庫においてもその対応を行う中、FAX送信時の個人情報保護対策として「運用マニュアル」を制定し、FAX送信時の事務作業に関するルール化を図ってきました。また、個人情報保護に関する教育・テストを実施し全職員の個人情報保護に対する意識改革に努めてきましたが、このような取組みにもかかわらずヒューマンエラーにもとづくFAXの誤送信が発生した為、人的な対応では誤送信を完全に防止することは困難と考え、システム導入の検討を開始しました。

ProtectFAXならびにNTTデータ関西を採用した決め手は？

ワンストップオペレーションへのこだわり

一口に、「FAX誤送信防止」といっても、システム機能や送信操作、セキュリティ確保方法（方式）は様々な形態があり、提案を受けたベンダー毎に異なっていました。
システムの導入にあたっては、金庫外へのFAX誤送信の防止、既設FAXの継続利用、費用対効果、スキャナ利用やIP通信網への対応などの拡張性および機器構成や運用方法が柔軟に対応できることを要件として検討を行ってきました。提案ベンダーの中で、これらの要件にもっとも近い提案を受けたのが、ＮＴＴデータ関西のProtectFAXでした。
システムの導入によって、機器環境や送信手順を大きく変えたくなかった当庫の要件からして、ProtectFAXにおける既設FAX機の使用およびワンストップの送信作業が可能である点は大きな魅力でした。パソコンが拠点によっては一人一台ずつ配備されていない現状からパソコンを使用せず、それまでと同様に、FAX機の前で操作が完結するワンストップ・オペレーションにこだわりました。

予算面、機能面を満たしたProtectFAX

新規にスキャナ(複合機)を購入してパソコンで操作を行うという提案も、他のベンダーからありましたが、将来の他業務への拡張性を考慮した仕様のスキャナ（複合機）は決して安いものではなく、１００を超える導入拠点数を考えると予算に見合う内容ではありませんでした。

また、誤送信防止のためには「宛先FAX電話番号の事前登録」を行い、送信時に「この宛先FAX電話番号は、○○という宛先名称で登録されている」ことを確認する必要があります。確認方法としてよく見受けられるのは、ＰＣ画面上に表示される名称を目視確認するシステムですが、これではワンストップとはなりません。種々検討した末に、受話器から流れる宛先名称の読み上げを聞取り確認することができる「音声確認」という方法を選択しました。これらの機能により、「ワンストップ」と「宛先確認」という２つの要件をこのProtectFAXは満たしていました。
その他の重要な機能として、同報発信が可能であるという課題もありました。他のベンダー提案では、標準では同報機能をサポートしていないものもありましたが、ProtectFAXは、標準でサポートしていました。
ProtectFAXは、こうした要件に適合する提案であったことに加え、当庫が提案した機能を標準で取り入れることができ、且つ予算内で実現できることが可能であると判断できたので採用を決定しました。

導入を推進していく過程で苦労された点は？

システム運用にあたっては、金庫外部へ送信依頼を行う際にダイヤル架電する先が、ProtectFAXシステムのサーバ宛であることが必要でした。誤って電話をProtectFAXシステムのサーバ宛以外にダイヤルした場合は、誤送信防止システムチェック機能が働かなくなります。必ずシステムサーバに送信依頼のための架電発信を行うこと、間違ってProtectFAXシステムサーバ以外の場所に直接繋がらないことを担保する方法がないかと検討した結果、ダイヤル契約による発信先の抑制が可能な「メンバーズネット」（ＮＴＴコミュニケーションズ）を採用することにしました。
ところが、動作試験を行う過程で、FAX機の仕様や回線の環境によって、このサービスが正しく機能しない場合があることがわかり、問題解決に時間と労力を割く場面がありました。
他には、導入当初、システムのセールスポイントであるはずの「音声確認」機能について、「聴き取りにくい」「なんと言っているのかわからない」「確認にならない」など、読み上げ音声の品質について、ユーザから指摘が多く寄せられました。
これについては、ＮＴＴデータ関西側も問題認識を持ち、読み上げ品質の向上に工夫、努力を行って頂き、導入１～２ヶ月の間に数度の品質改善が実施され、現在ではほとんど苦情を聞くことがなくなりました。

導入後の効果はいかがですか？

なにより、システム導入後に「誤送信」が発生していないことが、最大の効果です。
二点目はFAX送信量そのものが減少しました。これは、システム化にあたって従来操作に似たオペレーションや、ワンストップといったポイントは押さえていたものの、宛先情報の正確性確保、送信依頼時の音声確認など誤送信を防止するための手順が追加されたことによりコンプライアンス意識が向上し、安易なFAX送信を抑止する効果をもたらしたものであると思います。
とはいえ、月末・月初などは、同報機能も活用しFAX送信を行っています。エンドユーザからみれば、誤送信の可能性に不安を抱く必要もなく、必要以上の責任重圧を受けずに作業ができることは、精神的な面で大きな効果をもたらしています。

三点目、登録済宛先情報が不適切な場合（期限切れや、相手先転居）はシステムから通知され、都度修正を行うことにより正確な情報を保有できたのも導入効果のひとつです。
今回は、音声応答による確認という方式をとりましたが、バリアフリー化も考慮し、視覚的確認が出来る方式（ProtectFAXの標準機能である送付票作成方式）の併用も今後検討したいと考えています。

今後のProtectFAXやNTTデータ関西へ期待することは？

個別システム開発ではなく、パッケージとして導入したわけですから、パッチリリースや品質向上コンポーネントなど適時かつ適切なシステム維持を期待しています。
また、バージョンアップにあたっては、魅力的なオプション機能の追加を、リーズナブルなコストで利用できることを期待しています。