大西氏：

当社では、各店舗に対して2種類のFAX送信業務をおこなっています。1つは、160を超える店舗に対して、一斉に周知・連絡事項を伝達するための〔FAX同報送信〕です。伝える内容は、メーカーから届いた商品の不具合やお客様から寄せられた商品やサービスに関する要望など、全店舗で共有しておくべき情報を伝達するためのFAX送信です。もう一つは、発注に対するエラー情報（在庫切れやシステムエラー等）を発注元店舗に伝達するための〔FAX発注エラーレポート送信〕です。両方のFAX送信業務に共通して求められることは、「速く確実に伝達する」ことです。

この情報伝達方法に関しては、当時、メールでの電子化を検討しました。しかし、店舗の現場というのは、社員が常時パソコンの前に座ってメールをチェックできるわけではないため、環境や運用の面から、採用には至りませんでした。このような現場では、用紙が出力され、直感的に情報が届いたことを認識できるFAXの方に高い優位性があります。

梅本氏：

前のシステムは、マークシートで送り先を指定していました。各店舗を表す枡目が並んだ用紙にマークし、それを機械が読み取り、指定の送信先に対して一斉にFAX送信するという仕組みでした。 当時は、店舗数分のマーク欄を塗りつぶす作業が必要で、相当な時間がかかりました。新規店舗追加や組織改編があるたびに、追加でマークシートを作らなければならない上に、用紙管理が一元化されていなかったために、記入ミスや新規店舗のマーク欄自体が漏れている等の理由で、送信したい店舗に送れない人為的ミスも発生していました。FAXシステムの更改にともない、速さと正確さに加え、手間やミスをなくし、業務を効率化することも目標の一つでした。

大西氏：

その〔FAX同報送信〕システムの老朽化をきっかけに、NTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システムを導入したのは2007年のことでした。この時は、今話にでたような手間とミスの削減、つまりスピーディーで正確性の高いシステムを求め、NTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システムを導入しました。 さらに、新システム導入から6年目の2013年、NTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システムのリプレイスをする際に、別で稼動していた〔発注エラーリストFAX送信〕システムをNTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システムの機能追加という形で、2つのシステムを1つに統合しました。この時は、安定的な稼働とコスト削減が実現できる解決策を求めていました。

梅本氏：

NTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システムは、FAX機をはじめ、内線網や電話回線、PC端末等全ての機器との相性がよかったです。複数種類の機器と、バランス良く、相性の良いシステムというのは、かなり珍しいと思います。

大西氏：

NTTデータ関西のシステムは、送信先の指定に二次元バーコードを用いてFAX送信を行うことが可能でした。送信先の指定に二次元バーコードを用い、このバーコードに紐づく店舗や組織の情報はデータベースで一元管理されています。これにより、以前のシステムで行っていた多重メンテナンスもなくなりました。スピーディーさと正確さに対する期待が持てました。それがNTTデータ関西を選んだ決め手です。

梅本氏：

NTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システム導入で、大きく変わったのは、グルーピング機能を使ってFAX送信できるようになったことです。あらかじめ一斉送信したい全店舗の送信先をグループ化しておけば、１回の操作により、短時間で、確実に目的の全送信先にFAX送信することができるようになりました。これにより、人為的な送信ミスもなくなりました。結果、処理速度が上がり、管理が効率化され、正確性も高まったというメリットは大きいですね。

大西氏：

新〔FAX同報送信〕システムで使用している、VOISTAGEという機器は、とても安定していて、安心・安定という点で、旧システムよりも大きくグレードが高まりました。2013年のリプレイス時には、システムごとにあった2つの機器をVOISTAGE に統合し、より一層安心・安定が高まりました。何より、トラブル0（ゼロ）がすばらしいです。

梅本氏：

2013年の新システムのリプレイス時には、2つあったシステムが1つになり、既存の仮想サーバも一部利用できたため、コスト削減効果は非常に大きいものがありました。FAX発注エラーレポート送信システムに投資する必要がなくなったことや保守運用費の縮減も含め、FAX送信システム全体のコストを約30％削減することができたことも、新〔FAX同報送信〕システムの大きな効果だと感じています。

梅本氏：

NTTデータ関西のSEは、とても柔軟で、すぐに対応してくれるという印象があります。それに加えて、期待以上の技術力でした。問題が発生した時、その原因を必ず追究し見つけ出してくれました。他のベンダーでは、システムの不具合が発生しても、「原因はわからないけど解決できました」と言われることも多かったのですが、NTTデータ関西は、必ず原因まで見つけ出してくれました。応急処置的な解決ではなく、根本的な解決をしてくれるのは、「さすが！」だと思いました。それに、できないことはできないとはっきり答えてくれる。ただ、それだけではなく、次に会った時には、それに対して代替策や対応策等をきちんと検討し説明してくれる。その積み重ねが安心感や信頼感につながりましたね。弊社の仮想サーバの活用も、そういったやりとりから実現したのだと思っています。

川村氏：

対応が非常にきめ細かです。NTTデータ関西は、運用などに関する指導もしっかりと行ってくれ、不安なくシステムを運用することができました。一般的に、システムの更改や変更というのは、大なり小なり、ユーザである社内からは不満の声が上がるものです。慣れ親しんでいた業務を変える必要もあるので、それが、機能の向上とは関係なく「使いにくい」となってしまうのです。ところが、2013年の新〔FAX同報送信〕システムの統合にあたっては、まったく不満の声が上がりませんでした。慎重に検討を重ねて導入を行った情報管理部としては、拍子抜けするぐらいでした。それぐらいスムーズに移行できたことは、NTTデータ関西のSEのおかげだと思っています。

大西氏：

情報管理部としては、ユーザである現場が「使いやすいシステム」「使いこなせるシステム」を目指していきたい。FAXシステムに限らず様々なソリューションでNTTデータ関西とお付き合いを続けていきたいと思っています。