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経営層に最終決定をしていただくために、どのように説明されたのですか？

管理部 経理課 課長代理
土井 俊昭氏

土井氏：

システムの善し悪しは実際に使ってみないと理解しにくいだけに、保守的な選択肢に流れる可能性も高くて、どう説明しようかと悩みました。
SEの方々に相談にのっていただきながら、拡張性を代表する「フレームワーク」と、技術標準である.netをアピールポイントとして、役員にプレゼンしたことを憶えています。
販売管理を採用すればきっと効率が上がると確信していたので、何とか決裁を通したいという思いが強くあったんですね。

当初の「新規ベンダーがどこまで業務内容を分かってくれるか？」という不安はどのくらいで解消されましたか？

宮崎氏：

初めの要件定義を終える頃には、そういった不安は消えていました。とにかく、SEの皆さんの技術レベルが高いんです。業務内容に関する細かな要望を伝えてもすぐに理解してもらえるし、話の呑み込みが早い。
当初一番気がかりだったのは、受注・請求・回収といった商品の流れについて理解していただけるかという点でしたが、「こうでないと困る」という内容も確実に把握してもらえたので、スムーズに進められました。逆にそうでないと、この短期間でリリースはできなかったと思います。

プロジェクトはどのように進められましたか？

土井氏：

煩雑な状況を早く打破するために、会社としてできるだけ早くリリースしたい。そのため、詳細設計が終わるまでの約4カ月間は、SEの方に常駐していただくことになったのです。
その間はほぼ毎日ミーティングを行って、実際に動く画面を見ながら、現場のスタッフに作業内容や入力の仕方などを説明してもらって、不具合があれば修正するといった感じで進めていきました。

宮崎氏：

要件をリストアップする部分に関しては、スムーズに進んだと思います。私自身、現場でシステムを触っていたので、どのような項目が必要かは分かっていましたから。
SEの方からは、既存システムの仕様とほぼ近い内容に持っていくので、それ以外に何か要望があれば伝えてくださいと言われていましたので、考えもまとめやすかったです。

一番苦労したのは、最終段階でのデータ移行にあたって、各マスタを準備する作業です。約４～５万レコードはある商品データもそうでしたが、特に骨が折れたのは得意先データです。コード体系がバラバラなうえに、３つのシステムに分かれているものを１つにまとめる作業ってものすごく大変なんです。住所や名前が似たようなお得意さまデータを、３つの資料で見比べながら１つひとつ紐解いていきました。

商品データに関しては、新システムに移行するものと、現在進行形のものは旧システムのままで終わらせるものとに振り分けるようにしました。SEの方に移行の対象やスケジュールをまとめてもらったので、そのリストに従って作業を進めるようにしました。

新システムスタート時の様子は？

業務部
宮崎 篤祥氏

宮崎氏：

正直言って、実際にできあがってみると、想像していた動きと違っていたり、修正したい部分もかなり出てきました。しかし、サポート対応はものすごく早かった。すぐに人数を集めて、内容を検証して、いつまでに解決するといった具合で、レスポンスが見事でした。

土井氏：

リリース当初は、２週間の立ち会いサポートをしていただきました。フロアにSEの方が何名か立っていて、分からないときは手をあげて呼ぶという具合です。また、システム動作だけでなく、新システムの操作方法に関する大量の問い合わせも発生したため、定形のフォーマットで依頼して回答してもらう日々が続きました。ただ、半年をすぎる頃にはかなり落ち着いてきて、1年過ぎると問い合わせ件数は、月に数件とほとんどなくなりました。

導入の効果はいかがですか？

宮崎氏：

システムを1つにまとめたことのメリットは言うまでもないですが、販売管理業務を一気通貫で行えるようになったのは大きな成果です。例えば、ホイール販売業務なら、受注、出荷、売上、入金の管理が一連のステップで行える。帳票の数も、従来は80～100件あったものが10件程度に減らすことができました。

また、EUC（エンドユーザーコンピューティング）の使い勝手にもかなり満足しています。例えば、ある月の販売データを取り出して営業資料をまとめたり、帳票を作ったりと、運用する人間が必要なときに必要なデータを作れる画面がある。画面構成も使いやすい。従来は、回収残高を出すだけで大量の時間を費やしていましたが、一発で出るようになりました。

また、今までなら新たな仕様を加えるたびに数十万という追加コストがかかったり、不具合や改修すべき点が見つかって追加コストが発生することが多かった。その度に上司に説明しないといけない、というケースがほとんどでしたが、今回はまったくそういったことがなかったんです。

それから旧システムの時は、上司にあたる役員から、システムに対してさまざまな指摘を受けることが多かったのです。しかし、新システムに変えてからは特に指摘を受けることもないので、経営層も満足しているのだと思います。

今後の課題をお聞かせください。

土井氏：

今後やっていきたいことはいろいろありますよ。
販売管理だけでなく、製造管理とどのようにリンクさせるか。また、携帯電話やウェブサイトなどとの連携をいかに進めるか。すでにご提案いただいている販売支援ツールとしての機能についても検討していきたいと思っています。

宮崎氏：

「現場での使いやすさ」ということを重視していたので、経営層が見る画面はあまりないのです。例えば、この商品はどれだけ在庫があって、こちらはほとんど回転していないので廃止しよう、といった経営判断の材料となるようなものに発展させられたらと思っています。
F1参戦後は、海外からの引き合いも増えてきましたし、さまざまな面で 販売管理の拡張性が生かされてくるだろうと期待しています。