システム、ヒューマンの複合チェックで
FAX誤送信を防ぐ！
業務フローはそのままで、誤送信がゼロに！
不動産担保の総合金融会社として、不動産担保ローン、住宅ローンなど、さまざまな資金ニーズに対応している三井住友トラスト・ローン&ファイナンス様。2008年に導入していただいたFAX誤送信防止システム「ProtectFAX®」は、文字通りFAXの誤送信を防ぎ、FAX通信の安全性を守るシステムです。
導入の経緯からシステムの運用状況、導入効果などについてお聞きしました。
課題
FAX誤送信を減らすのではなくゼロにする
注目
FAX送信時の業務フローは従来のままでOK！
- PCにて専用の送付状を作成する以外、操作手順を変えることなく現在利用している機器をそのまま利用できる。
FAX誤送信を防止するための機能が充実！
- 相手先のFAX番号をダイアルさせない、宛先や内容チェックを徹底し、長期間利用していない宛先については、システムが事前のテスト送信を要求するなど、FAX誤送信を防止するために考えられるあらゆることが盛り込まれている。
- 送信先FAX機のFAX-IDを、宛先登録時に行う最初のテスト送信時に取得し、FAX送信時に送信先のFAX-IDが宛先登録された内容と異なる場合には、FAX送信を実施しないという機能は特に目を引いた。
- 新規宛先登録時に必ず事前テスト送信が必要、宛先自体に有効期限を設定可能と、工夫を凝らしたさまざまな仕組みがあった。
- 上席して承認をする際にも、全ページを参照するまで承認操作が行えないなど、システム利用時の落とし穴まで考慮した機能も、標準機能として備わっていた。
- 短納期で導入が実現！
- 通常は契約後6ヶ月後に利用開始だが、当社側で実施する作業を期間内に実現できれば、3ヶ月という短納期での導入が可能だった。
- セキュリティ上の課題を解決できる！
- 営業時間外や休業日に受信したFAX用紙が複合機のトレイに放置されていることは、キュリティ上、問題が多い。追加でシステムを構築することで、この課題を解決してもらえた。
システム導入の目的
FAX誤送信を減らすのではなく
ゼロにするシステムを
- 酒井氏
金融会社である当社にとって、個人情報の保護は必須の課題です。
そのため、情報漏えいに直結するFAXの誤送信は、減らしたいというレベルではなく、ゼロにしなくてはいけない問題でした。- 加藤氏
FAXの誤送信を防ぐため、当社ではシステム導入以前から、2名態勢で番号等のチェックを行うなどFAX送信時の手順について厳格にルールが決められていました。しかし、そのような対策をとっていて、担当者が細心の注意を払っていても、誤送信を完全に防止することはできていませんでした。
ベンダー選定のポイント
ロケーションを感じさせない信頼感のある対応
- 酒井氏
ＮＴＴデータ関西は、大阪にある会社ですが、導入にあたっては、ロケーションは特に気になりませんでした。
システム導入フェーズでは、直接顔を合わせる機会が少ない分、次の定例打合せまでにお互いにするべきことや期間を明確にして、非常に効率的に進めていけました。導入後の障害時や保守対応を依頼した際にも、翌日、翌々日には担当の方が資料を持って飛んできてくれるなど、フットワークの良さを感じています。- 加藤氏
保守のご担当者も非常に熱心で、多少無理なお願いをしても手を抜かずに応えてくれています。
こちらがお願いをしなくても、気になることがなくなるまで調べてくれるなど、100％の対応をしてくれていると感じています。
システム導入の効果
誤送信ゼロを実現。
セキュリティホールの無い業務運用も定着
- 加藤氏
「ProtectFAX®」は、日々運用していて、ユーザビリティが大変よいと感じています。一見先の取引先に対して、FAX送信業務を行う場合を考慮したオプション機能も気に入っています。一見先については、システムに宛先を事前登録するのではなく、FAX送信前にテスト送信を可能とすることで誤送信を防止しているところが、相手先の確実性を厳密に確認でき、かつ利用者にも負担にならないバランスの取れた機能だと感じています。高いセキュリティとユーザビリティのバランスの取れたシステムは、ありそうで、あまりありません。
- 酒井氏
導入以来、FAX誤送信は一度も出ていません。それが最大の導入効果であり、導入して本当によかったと感じます。それに加えて、以前はルール化していたFAX機ごとの台帳管理も、今はシステムが一元的に管理しているため、不要になりました。FAX受信時のセキュリティについても、届いたFAXはシステム上で確認するため、複合機に紙が残されたままということは無くなりました。現在では、FAX 送受信を通じて「ProtectFAX®」を利用した、セキュリティホールの無い業務運用が定着化してきています。
