株式会社ＮＴＴデータ関西

FAX受信した帳票の原本保管、どのように対処していますか？

注文書や請求書などの国税関係書類は原則7年間の保存が義務付けられています。FAXで受信した場合も例外ではなく、7年分の紙帳票について保管場所・保管方法が大きな課題となってきます。
この状況を解決すべく、FAXのペーパーレス化を検討するものの、電子化したFAXは電子帳簿保存法の要件を満たした上で保存する必要があり、導入を見送った企業が多いことは想像に難くありません。

「BIZXIM SmartFAX」では、受信したFAXを電子化し、電子帳簿保存法に対応したクラウド型ドキュメント管理ソリューションへの保管まで一気通貫で処理可能な機能を提供することで、「ペーパーレス」と「電子帳簿保存法」への対応を同時に実現します。

このようなお悩みはありませんか？

FAXを電子化することで解決できます‼

クラウドサービスだから
かんたん導入・かんたん解決

利用シーン

届いた注文書を確認して手作業で仕分けを行い、受注作業と紙（原本）保存作業があるため、リモートワークの導入が難しいと考えていたところ、FAXの電子化によって、時間や場所を限られることがなくなり、リモートワーク化が実現しました。

導入前はFAX受信の確認に出社が必要でした。

導入後は場所を選ばず、FAX機を使わない業務が可能になります。

このようなお客様に選ばれています

注文受付センター

各種問い合わせセンター

経理部門

総務部門

サービスの画面イメージ

受信されたFAX帳票はウイングアーク１ｓｔ社の「SPA Cloud」内のあらかじめ設定したフォルダーに分類を行います。
この「SPA Cloud」との連携により、オフィスや自宅など場所を選ぶことなく、FAXの受信を確認することができます。
また、受信したFAXデータへ押印やコメントの記入、図の挿入ができるなど、きめ細やかな文書管理機能も提供し、編集したFAXデータを簡単に返信することも可能です。

料金

基本料金
65,000円/月

受信
15円/枚

送信
25円/枚

・初期費用としてクラウド環境設定費350,000円が必要です。
・基本料金には10人分のライセンス費用と50GBのストレージ利用料が含まれており、契約期間は1年単位です。
・電子帳簿保存法に対応するためには、真実性確保のために、別途タイムスタンプオプションの購入が必要です。
（訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付けをもって真実性を確保する場合は、購入不要です。）

主な機能について

FAX受信: 受信FAXを自動でPDF化して保存
Webブラウザで受信FAXの参照が可能

自動振り分け: 発信者番号や別途登録した相手先名称を元にフォルダの自動振り分けが可能

相手先の登録: 発信者番号に対応する相手先名称の登録が任意に可能

受信FAXの編集: 受信FAXに対して、コメントの記入や図・スタンプ等の挿入が可能

FAX返信: 発信者番号宛に編集したFAXの返信が可能

電子帳簿保存法対応: タイムスタンプの付与および取引年月日・取引先・取引金額での受信FAXの検索が可能

動作環境

現在お使いのFAX番号は、フリーダイヤル・フリーコールなどの着信先設定の変更および転送機能などを利用して着信転送先設定を行うことで、継続してご利用が可能です。
なお、ご契約中の通信会社のサービスによっては設定ができない場合がございますので、事前にご確認をお願いいたします。
下記のWebブラウザーが動作するPCが必要です。
- Internet Explorer 11 ・Microsoft Edge
- Firefox ・Google Chrome ・Safari
メモリ使用量 2GB以上
必要なソフトウェア：Adobe Acrobat Reader DC

※Webブラウザー、必要なソフトウェアの最新の動作環境についてはお問い合わせください。