大阪大学　働き方改革の挑戦　ＮＴＴデータ関西と協力しRPAソリューションの実証実験を開始

2020年12月10日

国立大学法人大阪大学
株式会社ＮＴＴデータ関西

【共同実証実験のポイント】

大阪大学と、ＮＴＴデータ関西は、RPA^※1を大阪大学に導入し、実証実験を行う。

RPAは、デジタルレイバー^※2として認知されつつある、ロボティクスソフトウエアである。

大阪大学は、コロナ新時代に向け、生産性向上のため、業務改革を断行中でありRPAを導入する。

業務効率化と共に、企画業務拡大、働き甲斐等への変化など副次的効果を探る。

ＮＴＴデータ関西は、当該実験により、文教分野におけるRPAの実行可能性を検証する。

背景

このたび国立大学法人大阪大学（以下：大阪大学）と株式会社ＮＴＴデータ関西（以下：ＮＴＴデータ関西）は、Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション（以下：RPA）ソリューションを活用した実証実験を2020年11月から開始しました。この実証実験は2020年11月から2021年5月まで実施します。
本実験は、大阪大学内にＮＴＴデータ関西が提供するRPAソリューション「WinActor^®※3」を導入し、事務改革・事務効率化の観点から全学展開を踏まえた効果が得られるかを分析し、国立大学を含めた公的教育機関においてRPAが有効に機能することの可能性を検証することを目的としています。

実証実験の背景

大阪大学では、コロナ新時代の大学のあるべき姿を見据えて、様々な観点から、事務の効率化に取り組んでいます。例えば、「押印の廃止」「会議のオンライン化」「電子署名・電子契約の導入」のほか、電子決裁システムの導入や、業務をWEB上で行えるようにするなどを検討中です。
これらを確実に推進する一つの方策として、かねてより導入を検討していたRPAを、「実証実験」という形で試行的に導入し、初期に係る様々な導入コストを抑制しつつ、早期実用化に向けた実証を進めます。具体的には、年間約1,700時間もの定型かつ定期的な業務を処理している人事課、消費税の検証作業で定型作業が存在する資金管理課の2課から、RPAを活用した事務改革に踏み出しました。特に人事課では、今回の実証実験においてRPA化により人件費換算で年間300万円相当の業務を、企画業務に振り替えることを目指します。
今回のRPAの導入によって、事務の生産性を向上させ、大学に真に必要とされている業務（教員の研究・教育時間の確保のための支援や、教職員のワーク・ライフ・バランスの充実、学生サービスの向上）に充てるための時間を創出します。また、単なる業務効率化の効果検証のみならず、職員の働き甲斐等にどのような変化があるかについても検証します。
ＮＴＴデータ関西は、「業務改善を実現したい」という、企業や自治体をはじめとしたさまざまな組織に対し、RPAソリューション「WinActor」を活用した支援を行っています。その中でも、依然として膨大な定型業務が発生している文教分野に対して積極的な展開を進めています。この大阪大学との実証実験では、大学業務のRPA化による有効性の検証や職員による自立型RPA作成に関する支援を実施することで、業務削減率等の定量的な情報を蓄積し、文教分野へのRPA導入支援の充実化に繋げることを目指します。

実証実験の取り組み内容

本実験では、以下の通り業務自動化の検証を行います。

【対象部署】：総務人事課、財務部資金管理課

【実験の流れ】：図2のとおり、3つのフェーズを設定し、実行していきます。

初期導入フェーズ

大阪大学2部署の業務の現状・業務プロセスを把握し、可視化します。また、RPAによる費用対効果や人手作業の削減率等の算出を見込み、RPAで自動化する対象の業務を選定します。
業務整理で浮上した定型かつ定期的に発生する作業5業務を、RPAにてシナリオ化して自動化します。

適用フェーズ

大阪大学の職員が実際にRPAにてシナリオを作成し、学内に展開するための評価手法などを整えます。
この際、学内に展開するにあたって、初期導入フェーズで得た、ノウハウをマニュアル化するなど、OJTを見据えた展開を実施します。

最終フェーズ

実業務へ適用した結果を算出します。費用対効果、人手作業のデジタル化率等に焦点を当て、自動化前後の業務の実状について数値を可視化します。単純に、業務効率化の定量的なデータのみならず、導入前後で、事務職員の働き方の質、働き甲斐にどのような変化があったのか、定性的なデータも取得し、報告書にまとめる予定です。大阪大学では引き続き検証を実施し、本格導入の可能性を検討していきます。

実証実験でのOJT推進

実証実験では、ＮＴＴデータ関西の技術者が複数日、大阪大学で業務します。大阪大学の業務整理やヒアリングといった、RPA導入に向けての業務の棚卸の方法を、大学職員と共に探るなど、大学職員はコンサル的な業務のノウハウをOJTの形で身に着けます。そのノウハウを身に着けた大学職員が、学内の他の組織にその方法を伝えつつRPAの本格導入を探ることで、事務職員全体の業務に対する取り組み方のボトムアップを狙います。
この実証実験後も大阪大学ではRPAの試行運用を続け、対象部署を拡大しつつ、最終的に大学全体の業務削減策や、在宅勤務の推進にRPAがどのように貢献するか、全学展開に向けた検証を進めます。
ＮＴＴデータ関西の技術者と大阪大学の職員が、実際にRPAソリューションを扱う様子をご取材いただける場合には、「本件に関する問い合わせ先」に記載の大阪大学問い合わせ窓口宛てにご連絡ください。

用語説明