「電子帳簿保存法」に対応したクラウド型FAX受付サービスを提供開始

2021年9月27日
株式会社NTTデータ関西

株式会社NTTデータ関西(以下、NTTデータ関西)は、ウイングアーク1st株式会社(以下、ウイングアーク1st)のクラウド型ドキュメント管理ソリューション「SPA Cloud」と連携したクラウド型FAX受付サービス「BIZXIM SmartFAX」(以下、本サービス)を2021年10月より提供を開始します。
昨今、NewNormalな働き方により、リモートワークが促進されていますが、商習慣や取引先の環境により、見積書・注文書や請求書のやり取りをFAXで行うことが多く、紙で受信したFAXを確認するために出社する必要があり、FAXはリモートワークを阻害する要因の一つとしてあげられています。
本サービスは、取引先などから送信されたFAXをクラウドサービス上で受信し、自動的に電子化することでFAXを確認することができるため、インターネット環境があれば、いつでもどこでもリモートワークの環境でFAXの対応が可能になります。また、電子帳簿保存法に対応したウイングアーク1stのクラウド型ドキュメント管理ソリューション「SPA Cloud」と連携することで、発信者番号や事前に登録した相手先の名称でフォルダの自動振り分けが可能であり、FAX受信データの内容を一つずつ確認することなく、必要なFAXだけを確認でき、業務効率化が図れます。「SPA Cloud」を連携することで、受信したFAXデータに押印やコメントの記入・図の挿入ができるなど、きめ細やかな文書の編集機能も提供し、FAXデータを簡単に返信することも可能です。それに加え、2022年1月の電子帳簿保存法の改正に伴う電子保存への対応がスムーズに行えます。
今後、NTTデータ関西は、FAXの電子化が課題となっている企業や公共団体、および、FAXが多く使われている注文受付センターや問い合わせセンターなどを持つ企業への販売活動を行い、売上累計約5億円を目指します。

BIZXIM SmartFAX
図1 BIZXIM SmartFAX

背景

昨今のNewNormalな働き方により、リモートワークが促進されていますが、独自の調査によると、FAXの送受信で出社する必要があり、リモートワーク化の阻害要因となっていることが分かりました。日本の商習慣から、FAX機を経由して、見積書・注文書、請求書などを紙で出力している企業が存在しており、FAXは出社しないと対応が出来ない業務となっています。
また、2021年度の税制改正において、現行特例として認められていた「電子取引データを紙出力し保存する」ことが禁止され、「企業間電子取引データの保存」が義務化されます。
そのため、今後、各企業は、「電子取引データ」を例外なく、電子帳簿保存法に準拠して、電子保存する必要があります。

NTTデータ関西は、これまでFAX送信クラウドサービス「Faxterrier」をはじめ、複数のFAXに関するソリューションを提供してきた実績を元に、この度、電子帳簿保存法に対応したクラウド型FAX受付サービス「BIZXIM SmartFAX」の提供を開始することにしました。



BIZXIM SmartFAXの概要

本サービスは、クラウドにてFAXを受信し、電子データへデータ変換を行います。変換された電子データは電子帳簿保存法に対応したウイングアーク1st社の「SPA Cloud」内の指定フォルダへ自動で振り分けを行います。
この「SPA Cloud」との連携により、オフィスや自宅など場所を選ぶことなく、FAXの受信を確認することができます。また、受信したFAXのデータへ、押印やコメントの記入・図の挿入ができるなど、きめ細やかな文書管理機能も提供し、編集したFAXのデータを簡単に返信することも可能です。



BIZXIM SmartFAXの特長と主な機能

FAXの受信・返信、および、FAX文書の管理までを全てクラウド上で実現します。

  FAX受信…受信FAXを自動でPDF化して保存。Webブラウザで受信したFAXの参照が可能。
  自動振り分け…発信者番号や別に登録した相手先の名称を元に、フォルダの自動振り分けが可能。
  相手先の登録…発信者番号に対応する相手先の名称の登録が任意に可能。
  受信FAXの編集…受信FAXに対して、コメントの記入や図・スタンプなどの挿入が可能。
  FAX返信…発信者番号宛に編集したFAXの返信が可能。



今後の展開

今後、NTTデータ関西は、FAXの電子化が課題となっている企業や公共団体、および、FAXが多く使われている注文受付センターや問い合わせセンターなどを持つ企業への販売活動を展開し、売上累計約5億円を目指します。また、お客様のニーズに合わせて、受信したFAXのOCR処理などの機能拡充を行っていきます。




関連リンク

「BIZXIM SmartFAX」の製品概要   https://www.nttdata-kansai.co.jp/fax/smartfax/

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