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NTTデータ関西

導入事例

株式会社オークワ様
FAX誤送信防止システム「ProtectFAX®」の導入事例

FAX同報送信システムの導入により、
トラブル0で30%コスト削減を実現!

昭和34年、和歌山県新宮市に県下初のスーパーマーケットを開店した株式会社オークワ様。
現在では出店エリアは近畿から東海にまでおよび、その数は160店舗を超えます。
多くの店舗を持つ小売業の現場では、メール以上に確実な情報伝達の手段としてFAXが広く利用されているため、同社ではFAXが大きな役割を担っています。
誰もが慣れ親しんだFAXの利便性を損なうことなく、業務をより良いものにできる新システムを導入する――。この目標を実現するために選ばれたのが、NTTデータ関西のProtectFAX®とdotFAX®を用いた『FAX同報送信システム』です。

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オークワ様の抱える課題と問題点

  • 速さと正確さに加え、人為的なミスをなくし、業務を効率化したい

オークワ様が実感!
ProtectFAX®、dotFAX®を用いた
『FAX同報送信システム』の導入効果

  • 手間とミスの削減と同時に、スピーディーで正確性の高い業務を実現!
    160を超える店舗に対して正確な情報を迅速に伝達するため、手間とミスの原因であったマークシート形式で送り先指定をする旧システムを廃止し、データベースで送信先が一元管理され、二次元バーコードと情報が紐付いた新システムを導入することで問題を解決することができた。
  • 二つのシステムを一つに統合することにより、安定稼働とコスト削減を達成!
    別で稼動していた〔発注エラーリストFAX送信〕システムをNTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システムの機能追加という形で、二つのシステムを一つに統合。保守運用費を縮減することができ、FAX送信システム全体のコストを約30%削減することができた。
  • グルーピング機能により、処理速度と管理の効率化を実感!
    あらかじめ一斉送信したい全店舗の送信先をグループ化。1回の操作により、短時間で、確実に目的の全送信先にFAX送信することができるようになり、人為的な送信ミスもなくなった。
  • 問題発生時の原因究明と根本的な解決、対応策提示により安心感のある運用を実現!
    問題発生時の原因究明と根本的な解決策の提示によって、システムに対する安心感と信頼性を実感。 きめ細かな運用指導によってスムーズにシステムの統合と移行を行うことができた。現場からの不満もまったくなかったことも驚きだった。

システム導入の目的

速さと正確さに加え、人為的なミスをなくし、
業務を効率化したい。

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株式会社オークワ
情報管理部
川村氏
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株式会社オークワ
情報管理部
梅本氏
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株式会社オークワ
情報管理部
大西氏
大西氏
当社では、各店舗に対して2種類のFAX送信業務をおこなっています。一つは、160を超える店舗に対して、一斉に周知・連絡事項を伝達するための〔FAX同報送信〕です。伝える内容は、メーカーから届いた商品の不具合やお客様から寄せられた商品やサービスに関する要望など、全店舗で共有しておくべき情報を伝達するためのFAX送信です。もう一つは、発注に対するエラー情報(在庫切れやシステムエラー等)を発注元店舗に伝達するための〔FAX発注エラーレポート送信〕です。両方のFAX送信業務に共通して求められることは、「速く確実に伝達する」ことです。

この情報伝達方法に関しては、当時、メールでの電子化を検討しました。しかし、店舗の現場というのは、社員が常時パソコンの前に座ってメールをチェックできるわけではないため、環境や運用の面から、採用には至りませんでした。このような現場では、用紙が出力され、直感的に情報が届いたことを認識できるFAXの方に高い優位性があります。
梅本氏
前のシステムは、マークシートで送り先を指定していました。各店舗を表す枡目が並んだ用紙にマークし、それを機械が読み取り、指定の送信先に対して一斉にFAX送信するという仕組みでした。 当時は、店舗数分のマーク欄を塗りつぶす作業が必要で、相当な時間がかかりました。新規店舗追加や組織改編があるたびに、追加でマークシートを作らなければならない上に、用紙管理が一元化されていなかったために、記入ミスや新規店舗のマーク欄自体が漏れている等の理由で、送信したい店舗に送れない人為的ミスも発生していました。FAXシステムの更改にともない、速さと正確さに加え、手間やミスをなくし、業務を効率化することも目標の一つでした。
大西氏
その〔FAX同報送信〕システムの老朽化をきっかけに、NTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システムを導入したのは2007年のことでした。この時は、今話にでたような手間とミスの削減、つまりスピーディーで正確性の高いシステムを求め、NTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システムを導入しました。 さらに、新システム導入から6年目の2013年、NTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システムのリプレイスをする際に、別で稼動していた〔発注エラーリストFAX送信〕システムをNTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システムの機能追加という形で、二つのシステムを一つに統合しました。この時は、安定的な稼働とコスト削減が実現できる解決策を求めていました。

ベンダー選定のポイント

FAX機や内線網など全ての機器との相性が抜群。
二次元バーコードとデータベースでの
一元管理でミスと手間を0に。

梅本氏
NTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システムは、FAX機をはじめ、内線網や電話回線、PC端末等全ての機器との相性がよかったです。複数種類の機器と、バランス良く、相性の良いシステムというのは、かなり珍しいと思います。
大西氏
NTTデータ関西のシステムは、送信先の指定に二次元バーコードを用いてFAX送信を行うことが可能でした。送信先の指定に二次元バーコードを用い、このバーコードに紐づく店舗や組織の情報はデータベースで一元管理されています。これにより、以前のシステムで行っていた多重メンテナンスもなくなりました。スピーディーさと正確さに対する期待が持てました。それがNTTデータ関西を選んだ決め手です。

システム導入の効果

処理速度の向上と管理の効率化を実現。
FAX送信システム全体のコストを30%削減。

梅本氏
NTTデータ関西の新〔FAX同報送信〕システム導入で、大きく変わったのは、グルーピング機能を使ってFAX送信できるようになったことです。あらかじめ一斉送信したい全店舗の送信先をグループ化しておけば、1回の操作により、短時間で、確実に目的の全送信先にFAX送信することができるようになりました。これにより、人為的な送信ミスもなくなりました。結果、処理速度が上がり、管理が効率化され、正確性も高まったというメリットは大きいですね。
大西氏
新〔FAX同報送信〕システムで使用している、VOISTAGEという機器は、とても安定していて、安心・安定という点で、旧システムよりも大きくグレードが高まりました。2013年のリプレイス時には、システムごとにあった二つの機器をVOISTAGE に統合し、より一層安心・安定が高まりました。何より、トラブル0(ゼロ)がすばらしいです。
梅本氏
2013年の新システムのリプレイス時には、二つあったシステムが一つになり、既存の仮想サーバも一部利用できたため、コスト削減効果は非常に大きいものがありました。FAX発注エラーレポート送信システムに投資する必要がなくなったことや保守運用費の縮減も含め、FAX送信システム全体のコストを約30%削減することができたことも、新〔FAX同報送信〕システムの大きな効果だと感じています。

NTTデータ関西の印象

柔軟で迅速な対応、
高い技術力で問題の原因を徹底究明。

梅本氏
NTTデータ関西のSEは、とても柔軟で、すぐに対応してくれるという印象があります。それに加えて、期待以上の技術力でした。問題が発生した時、その原因を必ず追究し見つけ出してくれました。他のベンダーでは、システムの不具合が発生しても、「原因はわからないけど解決できました」と言われることも多かったのですが、NTTデータ関西は、必ず原因まで見つけ出してくれました。応急処置的な解決ではなく、根本的な解決をしてくれるのは、「さすが!」だと思いました。それに、できないことはできないとはっきり答えてくれる。ただ、それだけではなく、次に会った時には、それに対して代替策や対応策等をきちんと検討し説明してくれる。その積み重ねが安心感や信頼感につながりましたね。弊社の仮想サーバの活用も、そういったやりとりから実現したのだと思っています。
川村氏
対応が非常にきめ細かです。NTTデータ関西は、運用などに関する指導もしっかりと行ってくれ、不安なくシステムを運用することができました。一般的に、システムの更改や変更というのは、大なり小なり、ユーザである社内からは不満の声が上がるものです。慣れ親しんでいた業務を変える必要もあるので、それが、機能の向上とは関係なく「使いにくい」となってしまうのです。ところが、2013年の新〔FAX同報送信〕システムの統合にあたっては、まったく不満の声が上がりませんでした。慎重に検討を重ねて導入を行った情報管理部としては、拍子抜けするぐらいでした。それぐらいスムーズに移行できたことは、NTTデータ関西のSEのおかげだと思っています。
大西氏
情報管理部としては、ユーザである現場が「使いやすいシステム」「使いこなせるシステム」を目指していきたい。FAXシステムに限らずさまざまなソリューションでNTTデータ関西とお付き合いを続けていきたいと思っています。

企業プロフィール

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株式会社オークワ

会社名:
株式会社オークワ
所在地:
和歌山県
資本金:
141億1,749万円
従業員数:
14,511名(準社員を含む)

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