導入以前の業務管理の状態は？システム導入の狙いは？

桑原氏

当社の事業の特色は、主要な取扱品である計測機器を、開発から製造、販売、保守まで一気通貫で扱っていることです。
つまり一つの製品に紐づく情報を、さまざまなフェーズで保有しているのです。ところが社内のシステムは、製造と販売、さらに会計も別々になっていました。
業務が連続しているのにシステムがそれに対応していないとも言える状況でした。

林氏

私が主に担当している製造現場を例に挙げるなら、生産管理と営業管理のシステムは別個のものでした。そのため、自分たちが今作っている製品が売上として計上される時期はいつで、金額はいくらで、どれぐらいの原価がかかるのかといった情報を把握するには非常に手間がかかりました。
その結果、製造現場ではなかなか原価意識が高まりませんでした。製造部門と営業部門がそれぞれに管理した情報を突き合わせてみたところ、「同じ作業を重複して行っていた」というムダも発生していました。

松村氏

会計システムも個別のシステムが使われていたため、営業部門や製造部門から上がってくる情報を会計部門が集約し、入力するという作業が発生していました。人の手を介する機会が増えるので、ミスの危険性が高まります。もちろん、作業負担も発生します。部門の枠を超えて連携するシステムにすることで、ミスの撲滅と業務のスピードアップを目指しました。

桑原氏

部門間の連携と並んで大きな目標となったのが、新システムの導入を通して全社的な業務の見直しを行うことです。
当社独自の改善や試行錯誤を重ねて私たちなりの仕事の仕方を確立してきましたが、それは必ずしもベストなものとは言えません。そこで、システムに自分たちを合わせていくことで、より良い業務フローを作り上げようと考えました。すなわち、カスタマイズを駆使したシステムではなく、可能な限りパッケージシステムをそのまま使用することが、新システムの大きなテーマになりました。

パッケージとベンダー選定のポイントは？

桑原氏

パッケージシステムに対して私たちの業務を合わせようとしたわけですから、そのシステムがどこまで製造業や現代のビジネスの要点を理解し、悩みを解決してくれる力を備えているかという点は重視しました。言うなれば、モノづくりに対して「こなれているか」ということです。この点において、「Biz∫SCAW製番管理システム」は豊富な実績を持ち、ブラッシュアップを続けているので安心できました。

城代氏

プレゼンの際にＮＴＴデータ関西は、当社の実データ使って「Biz∫SCAW製番管理システム」に入力し、操作を説明してくれました。自社の情報を見ながらの説明ですので、導入後が非常にイメージしやすかったです。「こんなことはできますか？」「こんなときはどうしますか？」という要望や質問もかなり突っ込んでできました。「Biz∫SCAW製番管理システム」がパッケージシステムだからできたのだと思います。
これから新たに開発するシステムでは、どうしても説明が概念的なものになってしまいます。漠然とした状態で開発をスタートせざるを得ないので、それは結果として、開発期間の長期化や導入後の大幅な改良につながっていたのではないでしょうか。

林氏

当社の製品の多くは受注生産の一点ものですが、一定数の、繰り返して生産を行う品もあります。この二者が混在していることが業務システムの選定や構築の上では大きなハードルになっていました。どちらか一方にマッチするものはあっても、両立となると難しいのです。この点においても、「Biz∫SCAW製番管理システム」はカスタマイズに頼ることなく対応が可能とのこと。「カスタマイズなしでは無理では？」と思っていた製造現場にとって、大きな魅力でした。

桑原氏

抽象的ではあるのですが、私は、ＮＴＴデータ関西の「人」が決め手になったとも思っています。例えば、私たちが欲しいと思っている情報を、非常にタイムリーに提供してくれました。そういった積み重ねが、「この人たちであれば大丈夫だ」という信頼につながりました。システムの導入後の保守や運用サポートは不可欠ですし、大なり小なりカスタマイズは発生するものです。そういった将来的なものを考えると、やはり「人」やその集合体である「会社」に対する信頼は非常に重要ですからね。

導入開始までの期間中で印象的だったことは？

松村氏

たくさんの提案をしてもらえたことが印象的でした。「Biz∫SCAW製番管理システム」に対する深い理解や他社での活用事例など、蓄積された情報をベースにしながら「こんなやり方はどうですか？」「こんな機能が使えますよ」といった具合に提案してくれるのです。おかげで、有意義な検討をスピーディーに重ねていくことができました。

城代氏

客観的な視点で、なおかつ製造業の実情をきちんと把握した視点で当社の仕事を見つめ、意見をいただけました。システムの要件定義に向けて業務の洗い出しを行っている際に、「それは本当に必要な業務フローですか？」という意見を幾度となくいただけたのです。私たちにとっては当たり前だと思っていたことが、実は改善の余地のあることだという気づきをもらえ、業務効率を高めるシステムの実現へと落とし込んでいくことができました。

林氏

スケジュール管理がしっかりしていることも印象的でした。私たちが社内で取り組むべきこと、準備しておくべきことの期日が迫ってくると、絶妙のタイミングで、「そろそろですよ」という連絡が来るのです。あれがなかったら、導入はもっと遅れていたかもしれません。新システムの導入、活用という目標に向けて、ときに伴走し、ときに前に立って道をつくってくれるような存在でした。

システム導入後、どのような変化や効果が現れましたか？

林氏

製造現場では、生産管理システムが営業管理システムに連動するようになりました。また、アクセス権限を大幅に拡大し、製造に携わる全員が自分の担当している仕事に関する情報を閲覧できるようにしました。その結果、原価意識が向上しました。一つの仕事にかかっている時間を入力する仕組みも導入したことで、自分の働き具合が明確にわかるように。これらのことが、仕事へのモチベーションを高めてくれています。

城代氏

営業部門では、「Biz∫SCAW製番管理システム」のオプション機能として営業職員の活動履歴を入力できる仕組みを導入しました。
「いつ、どの得意先へ、どんな要件で訪問した」という内容はもちろんのこと、受注前の引き合いの段階から、受注、さらには失注の場合も記録として残せる仕組みです。従来は紙ベースで記録していましたが、データ化されることで、出先からの閲覧やキーワードによる検索が可能になり、利便性が向上しました。属人的な情報ではなくデータベース上に蓄積される記録なので、担当者が異動した際などにも情報の引き継ぎが容易になるという効果も生まれています。
失注の案件も記録として残ることが特長で、「なぜ受注できなかったのか。どうすれば受注できたのか」という振り返りや改善への貴重な資料としても活用できています。こういった振り返りの重要性は、以前から指摘されていました。ところが紙ベースでの記録では、情報を集約して整理する作業に労力がかかるので、なかなか実現しなかったのです。「Biz∫SCAW製番管理システム」では、簡単に集約・整理ができます。営業部門の活性化に大きく貢献してくれています。
実はこの機能は、「Biz∫SCAW製番管理システム」とは別の営業管理専用のパッケージシステムでの導入を検討していました。ところが調べてみると、候補となるシステムは私たちにとっては不必要な機能を数多く搭載していました。そして値段は高い。費用対効果を考えると導入に踏み切れませんでした。そこでＮＴＴデータ関西に相談したところ、現在利用している、「Biz∫SCAW製番管理システム」のオプション機能を提案いただき、採用しました。

林氏

スケジュール管理がしっかりしていることも印象的でした。私たちが社内で取り組むべきこと、準備しておくべきことの期日が迫ってくると、絶妙のタイミングで、「そろそろですよ」という連絡が来るのです。あれがなかったら、導入はもっと遅れていたかもしれません。新システムの導入、活用という目標に向けて、ときに伴走し、ときに前に立って道をつくってくれるような存在でした。

今後の課題・目標は？

岩井氏

CADとの連携機能をさらに活用していきたいです。現在、CADは三次元化が進んでいます。とはいえ、蓄積されたCADデータには二次元も多く、これを三次元データに移行させることで、Biz∫SCAW製番管理システムとCADとの連携機能はさらに活用度が高まります。
また、私たちが「機歴」と呼んでいるアフターサービスに関する情報も、新システムでは標準機能で取り扱うことが可能なため、蓄積・活用していきたいです。現在は開発や製造時の活用が中心ですが、機歴も充実することで、「製品が生まれるときから寿命を終えるときまで」情報を把握し続け、タイムリーに必要なサービスを提供し続ける姿を思い描いています。

池本氏

今、従業員教育が大きなテーマとして浮上しています。「最適な業務プロセスを構築する」というテーマも掲げていた今回の新システム導入プロジェクト。現場のリーダークラスにはプロジェクトの狙いや新たな業務プロセスについて周知・徹底していたのですが、現場への浸透となると、まだまだ道半ばです。慣れ親しんだプロセスを変えるのは簡単なことではありませんが、研修などの場を設けながら、じっくりと現場まで浸透させていきたいと考えています。

泉田氏

システムのユーザーである当社の従業員にとって、使いやすいシステムとなるためのブラッシュアップを続けていきます。そのために、毎年アンケート調査を行い、使い心地や改善要望のヒアリングを行っています。システムは「使ってこそ」価値が出るものです。誰もが抵抗なく使えるようなシステムに改良を重ねていくことで、情報の共有化やコスト削減というシステム導入の狙いを実現していきたいです。