バックオフィス業務を効率化するための対策と活用ツール 〜人材不足にも対応できる体制をめざして〜

企業の活動は顧客への対応や取引先との商談など、対外的な業務に目がいきがちですが、そうした業務を下支えする存在があってこそ、売上を向上させて企業価値を高めていけるものです。縁の下の力持ちともいえる業務の多くは社内で完結するものなので、バックオフィスと呼ばれる部署・部門が担っています。

今回は、バックオフィスについての業務を確認したうえで、どのような課題を抱えているのか、また、課題解決のためには、どうすればよいのかについて探っていきましょう。バックオフィスが抱える課題の解決に有効なツールや導入事例も紹介します。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務と対になるのがフロントオフィスです。

バックオフィス業務はそれぞれ企業活動で担う役割が異なりますので、詳しく見ておきましょう。

どんな部署・部門が含まれるのか

バックオフィスと呼ばれるのは、人事、経理・財務、法務、総務、庶務といった部署です。

基本的に、顧客と直接的な関わりを持たない業務がほとんどです。企業の利益を直接的に生み出す業務ではありませんが、企業の運営を継続させるためには、欠かせない業務です。

一方、バックオフィス業務と対になるのがフロントオフィスです。営業、カスタマーサポート、受付、コールセンター、マーケティングといった部署・部門で、顧客や取引先と直接的にやり取りをし、利益を生み出すことに直結した業務を行います。

バックオフィスは企業活動の根幹を担う

もう少し詳しくバックオフィスの役割を確認しておきましょう。

人事：採用や異動、労務管理を担っています。

法務：契約業務や法的視点でのチェック、コンプライアンス対応などを行います。

総務：設備や備品を管理したり、社内規定を策定したり、社内で行う行事の運営などを担当します。

経理・財務：会計業務全般を担います。予算管理や企業資産の運用なども担当しています。

庶務：総務と業務内容は似ています。総務が企業全体に関わる業務を担うのに対して、庶務は各部署・各部門に配置され、その部署・部門での業務を担当しています。

このほか、情報システムを専門に担う部署もバックオフィスに含まれます。

こうしたバックオフィスでは、「ヒト・モノ・カネ・情報」といった経営資源を管理し、活用できる状態にするための業務を担っています。また、企業活動を支えるための事務作業もバックオフィスと呼ばれる部署・部門が対応しています。

言い換えれば、企業が利益を上げるために日々の活動ができるのは、バックオフィス業務が滞りなく遂行されているため、ともいえます。

バックオフィスが抱えている課題

バックオフィスの業務はフロントオフィス業務を支えるものや、社内の就労環境を快適にするためのものが多いため、他部署や社員個々との関わりが多くなります。そのため、取り扱う書類や内容は定型的なものから、個別の内容まで多岐にわたります。こうした業務において抱えやすい課題とはどういったものでしょうか。主なものを確認しておきましょう。

属人化しやすい業務が多い

バックオフィスには経理・財務や法務といった専門的な知識を要する業務があります。こうした業務は担当者の交代が難しく、長年、同じ社員が担当しているといった状況が生まれやすくなります。属人化した業務は担当者にしかわからない手順やタイミングが存在していることが多く、業務の標準化が難しくなります。

アナログで処理をする業務が多く、テレワークがしにくい

経理処理をするためのレシートや領収書、あるいは採用に関する履歴書や個人情報が含まれた採用書類といったものは紙の書類であることが少なくありません。こうした書類を電子データへと置き換えるには、担当者が手入力をし、確認作業を行うことになります。

また、紙ベースの決算書や稟議書を回覧する際には、確認者が押印して回収する必要があります。これらの作業は社内で行うことになるため、テレワークに対応しづらいといえます。

他部署との連携が多い

バックオフィス業務はフロントオフィス業務を支える業務が多いため、それぞれのフロントオフィスに属する部署との連携を持ちます。たとえば、経費関係の連絡や確認作業の場合、出張経費の精算をする作業は各部署で発生し、バックオフィスでも部署ごとの出張案件の数だけ作業の必要があります。

人材不足に陥りやすい

バックオフィスの業務は繁忙期と閑散期の差が大きくなりがちです。たとえば、決算時期や年末調整の時期が近づくと、経理・財務に関する業務は多忙を極めます。新人採用の時期も採用関連の業務が増加します。閑散期には人員が足りていても、繁忙期には業務負担が増加することになります。

また、バックオフィス業務は経理や法務といった専門知識を要することが多く、人材確保がしにくいというのが人材不足の要因のひとつにもなっています。

ヒューマンエラーが発生しやすい業務が多い

バックオフィスでは数字処理を伴う業務がたくさんあります。契約書や経理手続きなど、数字の桁数も多くなるため、細かなチェックが必要な作業です。こうした書類をアナログで転記すると、どうしても記入ミスやチェック漏れといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。

バックオフィスの業務の自動化・効率化を図るメリット

業務手続きのムダ、ムリを省きヒューマンエラーを防止

紙ベースの資料を手入力でデータ化したり、集計や照合といった作業を手作業で行ったりしていると、何度も確認をし直す必要が発生します。時間に追われながら膨大な書類を処理することになり、ムダやムリが発生しやすくなります。自動化を図ることでヒューマンエラーの防止、ムダな作業の削減、労働負荷のかかるムリな作業の軽減につながります。

人的リソースの有効活用

紙の書類を手作業で入力し、確認、照合作業をしていた時間と労力を自動化によって削減できれば、人件費や時間といったコストが削減できます。また、人的リソースを重要な作業に割り振ることも可能となり、バックオフィス業務全体の作業負担軽減にもつながります。

業務の可視化を図る

経理や法務といった専門的な業務が多く、属人化されやすい環境にあるバックオフィスですが、自動化できるツールを導入することで、業務が標準化され可視化することが可能になります。そうすることで、業務の見直しやトラブル防止にもつながります。

生産性の向上に寄与

バックオフィスが担っている定型的な作業が自動化されることによって、より付加価値の高い業務に注力できるようになります。とくに中小企業においては、バックオフィス業務とフロントオフィス業務を兼務しているケースも少なくないため、顧客や取引先との対応や打ち合わせなどに十分な時間を確保することで、生産性の向上に寄与することにもなります。

バックオフィス業務の効率化に有効なツール

バックオフィスが抱える課題に共通しているのは、ペーパーレス化が進んでいないことや、人が直接的に作業をする必要のある環境が改善されていないことです。繁忙期と閑散期があり、人員を十分に確保しておくことが難しいのも働き方改革が難しい要因になっています。そこでまずは 業務の自動化を進め、作業の「ムリ・ムダ・ムラ」を削減することを考える必要があります。 業務を自動化するために、どういったツールをどのように導入するとうまくいくのか、事例を確認しておきましょう。

RPA

Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入することで、業務オペレーションを自動化できます。たとえばバックオフィスの担当者が行っている事務作業の処理をRPAによって自動化することで、 転記したり、データ化するために入力したり、関係部署へメールを送信したりなどの時間とコストを削減 できます。また、 自動化によってヒューマンエラーを削減し、業務品質の均一化が実現 できます。

導入事例：RPAツール導入で75時間／月の作業時間削減に成功（株式会社JCアカウンティング）

株式会社JCアカウンティングでは、 WinActorというRPAツールを導入 しました。

WinActor導入以前は、顧客からの請求書にもとづいて、会計仕訳や報酬税額・源泉徴収税額の手入力を行っていました。それを 自動化することで、およそ75時間／月の作業時間の削減 ができました。

電子帳票システム

帳簿業務を効率化できるのが電子帳票システムです。 企業間でやり取りをする帳票を作成から管理までをデータで行える ようになります。たとえば、従来は見積書や請求書といった書類をExcelで作成して、印刷して、取引先に発送していた作業を、契約情報のデータから自動で作成し送信まで行うことも可能になります。また、電子帳簿保存法への対応にも、電子帳票システムの導入が有用です。

導入事例：改正電子帳簿保存法やインボイス制度へも簡単に対応。バックオフィス業務のデジタル改革へ（三菱造船株式会社）

三菱造船株式会社では、 クラウド型文書管理サービスのClimberCloudとWinActorを併用し、改正電子帳簿保存法に対応するためのデータ保管を実現 しました。これらのツールを導入したことで、従来の紙とデジタルの2種類で保存していた状況を一新。 ペーパーレス化とコスト削減を実現 しました。

また、ClimberCloudの操作をWinActorで自動化することで人的負荷を軽減できました。

導入手順としては、購入要求書や見積書を紙からデータへと変更し、その後はWinActorが必要なデータを自動でまとめてClimberCloudに登録するというフローを構築しました。そのフローが構築できたことによって、購入要求書や見積書をスキャンして確認をするといった1日2時間ほどの作業が自動化されました。これを 年間で考えると、264,000枚の紙と、960時間ほどの人による作業時間が削減できた ことになります。

時間と作業に追われていた業務が効率化されたことで、作業一つひとつに余裕が持てるようになり、ミス軽減にもつながっていると考えられます。

OCR　/　AI OCR

OCRというのは、紙の資料（帳票や請求書など）をスキャナーで読み取り、デジタルで扱える電子データに変換する技術のことです。 OCRを導入することで、担当者が入力作業を行い電子データ化することに比べると、作業効率は格段に高まります。

一方、OCRによる 識字率は改善されつつあるとはいえ、低いのが課題 です。最終的に人が確認作業をしたり、修正作業をしたりする必要があります。こうした確認・修正作業の削減を図るためにAIとOCR技術を融合させたのがAI OCRです。 AI OCRは筆跡の特徴や誤字などを学習し、識別精度を高められます。 そのため、AI OCRの導入によって、バックオフィスの業務負担は減らすことが可能になります。

導入事例： 購買データベースとBIツールの連携で3日以上かかっていた作業を即座に実施可能な体制へ（株式会社ＮＴＴデータ）

株式会社ＮＴＴデータの購買部は、全社で必要となる物品の発注や契約処理と、サプライヤーとのリレーションを作り、仕入れコストの削減を実現することを担っています。そうした業務のなかでサプライヤーから提出された見積書のフォーマットは各社さまざまなため、見積書に記載された内容を確認しながら、購買記録として整える作業も発生していました。こうした作業は時間と労力を要します。そこで AI OCRとRPAを活用してデータベースを作成し、見積書の内容から購買品の検討などにも活かせる体制へと変更 しました。

これによって1カ月かかっていた作業がおよそ1週間に短縮され、業務の効率化のみならずコスト削減も図れています。 導入したのはAI-OCR「DX Suite」とRPA「WinActor」 です。

▼ WinActor（ウィンアクター）の詳細について

WinActor（ウィンアクター）｜ソリューション｜ＮＴＴデータ公式サイト

経理業務の自動化と効率化の推進を支える取り組み

経理業務を自動化し、効率化を図るためには適切なツールをうまく使う必要があります。また、いくつかのシステムを連携させて、環境を構築することが重要です。そうした環境構築を支援するための動きとして、ＮＴＴデータ関西はファーストアカウンティング株式会社と販売契約を結びました。

ERPパッケージ「Biz∫」と経理業務を効率化するAIソリューション「Robota」、およびRobotaシリーズの機能を組み込んだ業務ソリューション「Remota」を組み合わせて提供することで、経理業務を確実に自動化し、効率化することが可能になります。

業務効率化についての内容は、以下の記事も参考にしてください。

「業務効率化のカギはAIの有効活用。事例に学ぶ成功のポイント」

「社内DXの推進が企業全体のDX実現のカギ」

「なぜ業務効率化が必要なのか？そのメリットと進め方を解説」

まとめ： バックオフィス業務の効率化はDX推進のカギになる

バックオフィスが担う業務は、直接的に売上を出すというものではありませんが、フロントオフィスの業務がスムーズに進み、生産性を向上させるためには、なくてはならないものです。言い換えればバックオフィスの業務が効率的に行われないと、フロントオフィス業務に支障が生じる可能性があります。

しかし、バックオフィスの作業においては、紙ベースの書類を扱うことも多く、効率化が進まない業務も少なくありません。さらに、経理、法務といった専門的な知識が必要な業務でもあるため、人材の補充をして業務負担を軽減することも難しいといえます。

このような特徴を持つ バックオフィス業務の改善、効率化を図るためには、適切なツールを導入し、人的リソースの有効活用ができる環境を整えることが重要 です。自社にとってどのツールをどのように導入すれば最適なのか、ＮＴＴデータ関西をはじめとするツールを提供している企業に相談することも、最適解を見つける近道になります。

バックオフィス業務が効率化できれば、企業活動全体のコスト削減が見込めるほか、フロントオフィスである営業も部署をまたいだデータが活用できるようになるため、業績も向上する可能性があります。

バックオフィスのデジタル化をすることで、企業全体のDX推進を加速させましょう。