業務効率化が必要な理由と得られるメリット - 効率化を図るためのアイデアやツールも紹介
業務効率化とは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を取り除き、生産性向上とコスト削減を実現しながら、従業員エンゲージメントの向上や働き方改革を推進する経営活動です。単なる作業の自動化やコスト削減ではなく、組織全体の競争力を高め、持続的な成長を可能にする取り組みといえます。
多くの企業が業務効率化に取り組んでいますが、その効果や具体的な方法について十分に考察できているでしょうか？
今回は、業務効率化の目的と期待できる効果、そして基本的な進め方と必要な要素について確認していきます。
目次
なぜ働き方改革に業務効率化が必要なのか
政府は2016年に「働き方改革」を閣議決定し、2018年に「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」を成立させました。その目的は、働き方を根本から見直し少子高齢化によって起こる労働者人口の減少に対応した環境を実現すること、余暇や家族との時間を充実させてワーク・ライフ・バランスを是正し、経済全体の消費活動を拡大増進することにあります。
では、働き方改革を実現するには、労働環境をどのように見直し、改革することが必要なのでしょうか。また、生産性を維持しつつ、働き方に多くの選択肢を用意するにはどうすればいいのでしょうか。たとえば、子育てや介護のためにフルタイムで仕事に就けない労働者が、働きやすい時間を選択して仕事が続けられる環境を作ることも、働き方改革実現への取り組みです。
このように、働き方改革にはさまざまな方法がありますが、全体的な視点で考えると大きな見直しのポイントとなるのが業務効率化です。
業務効率化とは具体的に何をすることか
業務効率化は多くの企業や組織で常態的な課題です。では、業務効率化とは現状の何をどう変革することなのでしょうか。
それは、業務における「ムリなもの」「ムダなこと・もの」「ムラのあるもの」を見つけ出して取り除き、業務を改善することです。
ムリなものをなくすという効率化
「ムリなもの」をなくすとは、「ムリな労働時間」で働いている従業員がいないかどうかの確認や、「ムリな生産体制」で納期設定をしていないか、さらには工場の生産能力以上の注文を受けて従業員も機械もフル稼働が常態化していないかなど、業務を遂行するためにどこかでムリな状況が発生していないかを確認することです。
PDCAを回して、常に計画の見直しと評価をする視点を持つことが重要です。
ムリをした状況を維持していると、やがて破綻します。たとえば、従業員のエンゲージメントが低下し、離職率が高まったり、商品生産ラインに問題が生じたり、検品作業にムリがあれば商品の質への影響も出る可能性があります。ムリなものをなくすことも、業務を維持し、効率的に継続させるための重要なポイントです。
ムダなこと・ものをなくすという効率化
もっともわかりやすいのが「ムダなこと・もの」をなくすことによる効率化です。当たり前になっている業務プロセスや社内・組織の常識を判断し直して、何のために必要としてきたのか、どういった効果を期待しているのかを公正に再確認します。通例として行われてきたことや段取りなども、その意義や価値を見直して、必要がなければ省きます。こうすることで業務のスピードを速め、以前と同じ効果が期待できます。
また、オフィスの構造（デザイン）の見直しもムダを省くという効率化にあたります。たとえば、動線が複雑で動きにくい、従業員同士がスムーズに移動できず混雑する箇所がある、休憩室が狭くて混み合うために利用しづらいといった状況があれば、導線の見直し、デザインの見直しが必要です。効率的に使えていないことも含め、ムダなこと・ものを見直すことが重要です。
ムラのあるものをなくすという効率化
やり方が標準化・マニュアル化されていないために、作業量が一定ではなく、ムダな作業やムリな作業を繰り返している状態はムラのある状態です。また、情報が共有されておらず、従業員によって理解度が異なるという状況もムラのある状況だといえます。
つまり、「ムラのあるもの」をなくすというのは、業務のプロセスにおいて、担当者によって、あるいはその時々の状況によって手法を変更したり、工夫を必要としたりする必要のある状況を改善することです。ムラをなくすことで、余計な動作や作業がなくなり、許容範囲を超えたムリな計画を見直すことにもなり、精度の高い作業が常に実行できる環境が整います。
業務効率化で得られるメリットとは
企業にとって業務効率化の大きなメリットは、コストの削減や生産性の向上です。しかし、業務効率化がもたらすものは、それだけではありません。「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことができれば、従業員にとって常態化していた残業を減らせます。作業時間が短縮されることでアイデアを練ったり、スキルアップを図ったりする余裕が生まれます。こうした余裕は従業員エンゲージメントを高めることにつながり、離職率の低下というメリットも生み出すでしょう。
つまり、業務効率化のメリットは組織全体の底力を強化して、社会の変化に柔軟に対応できる体制と、積極的に行動を起こせる従業員を確保できることだともいえます。
言い換えれば、業務効率化はイノベーションを起こす力のある組織を作ることを目的に取り組むものなのです。
業務効率化に取り組むときの注意点と進め方
業務効率化は「ムリ・ムダ・ムラ」なものをなくすことです。その進め方として、まず何が「ムリ・ムダ・ムラ」になっているのかを洗い出さなくてはなりません。そして、注意しておきたいのが、業務効率化は一部の部署だけで取り組んでも効果がでないということです。では、どのような組織構造であることが必要なのでしょうか。
組織横断的な情報システムの構築がはじめの一歩
企業や組織全体を見渡し「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し、解消するために取り組む場合、一部の部署だけが理解をして取りかかっても効果がありません。基本構造として資源をムダなく、情報をだれもが有効活用できるシステムが必要です。つまり、ヒト・モノ・カネ・情報を適切に分配して、有効活用するための一元管理システム（ERP）が整うことで、全社的な業務効率化が実現できるのです。
具体的な取り組みをはじめるまえに、まずは、組織構造と基幹系情報システムがどういう段階なのかを確認しておきましょう。たとえば「会計業務」「人事業務」「物流業務」「生産業務」「販売業務」などがそれぞれに管理されており、情報が共有されにくい状態であれば、情報の一元化を図るためのシステムを導入して多様な情報を各担当部署が共有し、有効活用や連携ができる体制を構築しておきます。そのうえで、「ムリ・ムダ・ムラ」なところはないかどうかを確認していくのです。
業務効率化の進め方
では、業務効率化の具体的な進め方をみていきましょう。
問題点の洗い出し
プロジェクト、部署などで通常の業務を再確認し、全体の問題点を分類します。
効率化ができるかどうかを判断
問題点として出てきた業務を効率化できるものなのか、それとも非効率だけれど必要なものなのかを再判断します。他部署との関係も含め、現状の業務の見直しが可能かどうかを判断することが大切です。
効率化の方法を検討し決定
次に効率化をするためにどのような方法があるのかを検討します。たとえばアウトソーシングをするのか、ICTツールを活用するのか、業務の統合（部署をまたいだ連携ができるのかどうか）や分解（一部署での作業をさらに分解するほうが全体として効率的なのかどうか）が最適化につながるのかを検討します。 効率化の方法やアイデアについては次項で紹介します。
情報共有と教育
業務をどのように改変したのかを共有し、それに対応するために必要なスキルがあれば教育の機会を提供することが重要です。また、常に業務効率化を意識した視点を持つことの重要性を全従業員に伝え、全員が経営者視点で業務にあたる組織を目指しましょう。そのためには、スキルアップ研修や外部の勉強会への参加を促したり、支援をしたりすることが必要です。 さらにプロジェクト内や部署、あるいは他部署における業務効率化に関する新しい取り組みについての情報や、その取り組みの結果と効果などを共有し、活用できる体制を構築しましょう。 そうすることで、多様な考え方や取り組みをヒントとして、新たな視点で自分の業務を見直す姿勢が身につきます。従業員一人ひとりの成長が組織の成長へとつながります。
業務効率化の方法やアイデア
業務効率化ができるかどうかを検討して、可能であると判断したら次に効率化をするためにどのような方法があるのかを検討します。
たとえばアウトソーシングをするのか、ICTツールを活用するのか、業務の統合（部署をまたいだ連携ができるかどうか）や分解（一部署での作業をさらに分解するほうが全体として効率的かどうか）が最適化につながるのかを考えましょう。
そのほか、業務を見直して必要なのかを考える、今のやり方で良いのかを考えるなど、方法やアイデアはいくつも考えられます。代表的な方法やアイデアを具体的に確認しておきましょう。
基本的な見直し
業務を見直す
業務の必要性を改めて見直してみましょう。会議用の資料をプリントアウトしていた作業をなくしてデータ資料やタブレットを使って活用できるようにするなど、当たり前のように行っていた業務を見直すことで効率化が図れます。
業務の工程や頻度を削減する
いままで行っていた業務の工程や頻度を見直してみましょう。作業をもっと簡素化することで、負担軽減できる可能性はあります。また、定期的な業務なら、頻度を減らすことで問題が起こるかどうかを検討し、可能なら実行しましょう。
業務を分業分担する
業務の分業や分担を考えるのも効果的です。特定の担当者に負担が集中することで効率が落ちる場合があります。そうした場合は、その業務に適した人材が割り当てられているかどうかも含め、業務が一箇所（担当者だけに）集中していないかどうかを見直す必要があります。分業をし、スキルや経験からみて、適正な担当者を割り当てることで効率化が図れる場合もあります。また、適正な人数の担当者を配置することで、業務がスムーズにこなせる体制が構築できます。
業務を標準化する
いままで限られた担当者だけが行っていた業務を標準化し、だれでもできるようにルールやマニュアルを作成します。こうすることで、特定の人の業務負担を軽減でき、テレワークなどの働き方改革を進めやすい体制づくりができます。こうした業務の標準化を図ることも、全体的な業務効率化になります。
アウトソーシングで効率化を図る
アウトソーシングは専門的な知識や技術のある外部組織を活用する方法です。自社で同じ業務を行うよりも時間短縮ができたり、コストカットにつながったり、あるいは自社にない専門知識を活用できると判断できれば、アウトソーシングはさまざまな面で効果的です。 外部の専門的な組織に仕事を委託するので、その業務負担が軽減された分で、たとえば、主力業務（利益に直結する業務）に時間と労力をかけたり、新たな事業を展開するための企画や準備に時間とコストを割り当てたりすることも可能です。 アウトソーシングは確実で効率的な方法であると同時に、委託先の企業が有している優れた知識を自社の商品開発やサービスに活用することになり、戦略的にアウトソーシングを活用する事例も少なくありません。一方で、アウトソーシングに委託してしまうと、自社内にその業務のノウハウが残らないというリスクがあることも考慮しておく必要があります。
業務のデジタル化による効率化
上記以外の方法で業務効率化を図るために積極的に検討したいのが、ICT技術・機器を促進させ、働き方、社会変化に柔軟に対応できる環境の構築です。つまり、業務のデジタル化により効率化を図ることです。
ICT技術を活用して他部署との連携を強化し、業務全体をデジタル化することで、多様な働き方への可能性も広がります。さらに、業務継続計画（BCP）の取り組みとしても有効です。それぞれの方法をみていきましょう。
手作業で行っていた業務や繰り返し行う業務を自動化する
業務を見直して、単純な反復作業などは積極的にRPAツールを導入して自動化を図りましょう。単純作業を自動化することで、人材の有効活用できます。
コミュニケーションツールの活用でテレワークとオフィスを快適につなぐシステムを導入する
WEB会議システムやビジネスチャットツール、ナレッジ（社内情報）共有ツールを導入し、どこで働いても社内で業務にあたる場合と変わりない快適さと、充実した環境を提供します。そうすることで、働き方の選択肢が増え、人材確保につながるだけでなく、ムリやムダを省くことも可能になります。
クラウドストレージやクラウド型のツールを導入する
情報をどこにいても共有できる環境を整えることで、多くの面でムダやムリを省くことができます。たとえば、資料の閲覧や報告書作成といった作業が社内でしか行えないのであれば、営業で社外での活動が多い従業員は取引先と会社を何往復もするケースが考えられます。しかし、クラウドに資料の保存ができ、クラウド型のツールを活用して社外でも同様の作業ができる環境があれば、取引先の近くのサテライトオフィスなどを利用して必要な作業を行うことが可能です。これにより移動時間の削減や作業効率化が図れます。また、こうした環境の構築は事業継続計画にもつながります。
このように業務のデジタル化を図るためには適切なツールの活用が必須です。
業務効率化を図る方法については次の記事も参考になります。
AIで実現する業務効率化の実践ガイド - 導入事例と成功のポイント
業務課題をみつけ、改善・効率化を実現するために活用したいフレームワーク
バックオフィス業務を効率化するための対策と活用ツール 〜人材不足にも対応できる体制をめざして〜
また、現代において業務効率化を進めるにはDX推進も重要なカギとなります。DXについては以下の記事で詳しく解説しています。
DX徹底解説。定義と目的、導入時の手順と課題のほか、成功事例を紹介
業務効率化の効果検証方法
業務の方法や頻度などを見直したら、変更によってどのような効果がでているかを検証する必要があります。業務改善の効果には定量的効果と定性的効果があります。それぞれについて検証をしていきます。
定量的効果
定量的効果とは、数値や指標に基づいて改善前と比べてどのような変化があったのか、成果はどれくらいなのかについて、測定できる効果のことを指します。たとえば、作業時間が1日3時間削減できたとか、品質指標が向上したとか、具体的な数値で評価を行います。
定量的効果の指標例
定量的効果を測る指標には次のようなものが活用できます。
- 作業時間の短縮率
- 処理能力や生産量の増加率
- 不良品率の低下率
- 納期遅延数や遅延率の低下率
- 出荷完了日の遵守率の向上率
- 1人当たりの生産量の増加率
- 労働時間の削減率
- タスク完了までの平均時間の短縮率
定性的効果
定性的効果というのは、主観的な要素や質的な変化を評価するためのものです。たとえば、従業員の満足度が向上したとか、チームでの作業がスムーズに行えるようになったといったものを評価します。定量評価とちがって、業務改善によってもたらされた環境の変化やモチベーション、エンゲージメントなどが向上し、積極的な取り組みが見られるようになったというような人的要素に与えた影響を評価することになるため、効果が見えにくいのですが、長期的な改善をするためには必要な評価です。
定性的効果の指標例
定性的な効果を測る指標は次のようなものがあります。
- 従業員の満足度調査
- 従業員の参加度や貢献度の評価
- チームワークや協力関係の改善の評価
- 顧客フィードバックやアンケート結果の分析
- 社員間コミュニケーションの改善に関するフィードバック
- 開かれた意見交換やアイデア共有促進の評価
両方の評価を測定して継続的に改善をはかる
定量的効果と定性的評価を定期的に測定して、効果が見られない場合は、業務改善点を再検討したり、方法を修正したりして、再度、評価をします。このように「改善・実施・評価・修正」を繰り返しながら、業務効率化を進めます。
業務効率化に活用できるツール
業務効率化の方法やアイデアの項でICTツールの活用が効果的であることを紹介しました。ここでは具体的に使えるツールを紹介します。自社の状況や課題に応じて、取り組みやすいツールから検討してみましょう。
チャットツール
チャットツールとは、パソコンやスマートフォンにインストールしたチャットツールアプリケーションを活用し、リアルタイムで情報交換ができるコミュニケーションツールです。メールを利用した情報交換では、相手が確認したのかどうかが不明で、メールの送信と確認した時間とにタイムラグが生じて、現状と送信（受信）した情報とのズレが発生する場合がありますが、チャットツールであれば、相手の既読状況がわかるほか、リアルタイムの会話ができるので、現状と送信（受信）情報とのズレも発生しません。 チャットツールでは、1対1でのコミュニケーションのほか、複数人で情報共有できるグループチャットもでき、プロジェクトチームでの活用やWEB会議での利用も可能です。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保存できるデータ格納庫（ディスクスペース）を指します。パソコン内のハードディスクやSSDと同様の役割を果たすものですが、インターネット上にあるため、どこからでも保存されたデータを利用できることやアクセス可能な者同士で情報共有が可能なことが特徴です。 オンラインストレージは提供しているベンダーによってセキュリティ対策が施されているため、堅牢性や信頼性が確保された環境にデータを保存できます。
ナレッジ共有ツール
ナレッジ共有ツールとは、社内に蓄積された知識やノウハウ、業務マニュアル、過去の事例などを一元管理し、従業員間で共有できるツールです。情報を検索しやすい形で保存し、必要な時に必要な人がアクセスできる環境を構築します。
このツールを導入することで、担当者不在時の業務停滞を防ぎ、新入社員の早期戦力化や、ベテラン社員の暗黙知の可視化が可能になります。また、同じ質問への繰り返し対応が減少し、問い合わせ対応の時間削減にもつながります。部署を超えた情報共有により、組織全体の知識レベルの底上げと業務品質の均一化を実現できます。
テレワークなど多様な働き方が広がる中、場所を問わず情報にアクセスできる環境は、業務効率化だけでなく、従業員エンゲージメントの向上にも寄与します。
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールとは、WordやPowerPointなどを活用した業務手順書や操作手順書、作業ルールなどのマニュアル作成作業を自動化、効率化するためのツールです。 担当者がマニュアルを作成する場合、担当者によってクオリティに差がでたり、作業担当者の経験がない現場作業のマニュアルは「伝わりにくい」ものになったりする場合があります。こうした課題を解決するために活用されるツールです。導入することで、だれが作成してもクオリティが均一になり、作業説明や図解などもテンプレートを活用したり、保存されたデータを利用したりすることで、使いやすいマニュアルの作成が可能です。
RPA
RPAというのは、ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）の通称です。これまで人が対応していた作業を代行するツールです。それだけでなく、さらに高精度な作業を実施できるルールエンジンやAI、機械学習などを含む認知技術を活用したツールがあります。 RPAでは、人が行う処理手順をあらかじめ登録しておくことで、人が操作するのと同じ手順で複数のシステムやアプリケーションを操作して作業を行います。これにより、従来、人が作業をしていた時間や労力を軽減できるほか、入力ミスや読み違えといった人的ミスを防ぐことが期待できます。 ＮＴＴデータで提供しているWinActorは、業務効率を向上させるRPAです。Windowsアプリケーションや業務システムを自動化することで、作業時間やコスト削減、業務品質の向上を実現します。詳しくは以下のページをご覧ください。
▼ WinActorの詳細はこちら
RPA 国内シェアNo.1 「WinActor（ウィンアクター）」｜ ＮＴＴデータ公式サイト
AI活用ツール
AI（人工知能）を活用したツールは、業務効率化の新たな選択肢として急速に普及しています。代表的な活用例として、文書作成支援、データ分析、顧客対応の自動化、画像・音声認識などがあります。
文書作成では、AIが議事録の作成や報告書の下書きを支援し、作成時間を大幅に短縮できます。データ分析では、膨大なデータから傾向やパターンを自動で抽出し、経営判断や戦略立案に活用できます。顧客対応では、AIチャットボットが24時間体制で問い合わせに対応し、担当者の負担を軽減します。
また、OCR（光学文字認識）技術と組み合わせることで、紙の書類をデジタル化し、自動でデータ入力を行うことも可能です。音声認識技術を活用すれば、会議の音声を自動でテキスト化し、議事録作成の手間を省けます。
AI活用ツールの導入により、単純作業や定型業務から解放され、従業員はより創造的で付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。ただし、導入時にはAIの特性を理解し、適切な業務領域を選定することが重要です。
AI活用による業務効率化の詳細については、次の記事をご覧ください。
AIで実現する業務効率化の実践ガイド - 導入事例と成功のポイント
効果的なツールの具体例
ＮＴＴデータ関西が提供している、安全に、確実に、業務効率化をするための効果的なツールを紹介しましょう。
Faxterrier（ファクステリア）
Faxterrierは、クラウド型のFAX送受信サービスです。従来のFAXシステムにかかる設備・メンテナンス費用や人件費を削減し、業務効率化を実現します。
クラウドでFAXを一元管理することで、紙出力や機器運用から解放されます。場所を選ばず柔軟な業務が可能になり、受信FAXの自動分配や電子保存によって、探し物や再出力の手間を省くことができます。待ち時間や手作業が最小限に抑えられるため、従業員はコア業務に集中でき、生産性の向上や迅速な意思決定に役立ちます。セキュリティも充実しており、機密文書の安全管理が保証されます。
FAXに依存することが多い業務に最適で、DXの第一歩として有効なソリューションです。
▼Faxterrierの詳細について
B2B TradeCloud
B2B TradeCloudは、グローバルサプライチェーンの貿易情報共有・管理を可能にします。荷主間貿易手続きにおける各イベント情報の迅速な共有と管理を実現し、従来のメール・FAXによる煩雑な情報連携を解決します。 船積依頼書や商業送り状などの貿易書類をクラウドで一元管理し、基幹システム連携による自動帳票作成や改正電子帳簿保存法への対応も実現する共同利用型プラットフォームサービスです。
▼ B2B TradeCloudの詳細について
共同利用型貿易書類プラットフォームサービス B2B TradeCloud | ＮＴＴデータ関西
ServiceNow
ServiceNowは、企業の業務プロセス効率化と自動化を実現するクラウドサービスです。ＮＴＴデータグループの豊富な導入・運用実績と専門知識を生かし、ITサービスデスクやカスタマーサービス、社内申請などのバックオフィス業務をはじめとした多様な業務を単一プラットフォーム上に統合します。 これにより、業務の標準化・可視化・自動化を推進し、従業員がより付加価値の高い業務に注力できる時間を創出して、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進や新たなビジネス価値の創出に貢献します。
ＮＴＴデータ関西ではコンサルティングから導入、運用まで一貫したサポートを提供し、顧客体験（CX）や従業員体験（EX）、IT運用体験（ITX）の変革まで伴走して支援します。
▼ ServiceNowの詳細について
介護認定支援アプリ「ねすりあ」
「ねすりあ」は、介護認定調査業務の効率化と精度向上を実現する介護認定支援アプリです。訪問準備から記録、確認、通知までの一連の業務をデジタル化し、紙資料の持参や郵送作業を削減することで、調査事務の負担軽減と業務効率化を実現します。
入力補助機能やAIによる整合性チェックにより、記載漏れや確認作業の手戻りを抑え、調査員はより対人援助や判断業務に時間をあてることができます。セキュリティ対策も備えており、安心して運用できる点も自治体にとって大きなメリットです。
▼ねすりあの詳細について
介護認定支援アプリ ねすりあ｜サービス｜自治体・相談機関のDX化を総合的にサポート
また、下記の社員インタビュー記事では、自治体向けソリューションの重要性や開発経緯などを語っていますのでご参照ください。
業務効率化を進め、魅力的な企業になる
人材不足が深刻化するなか、企業にとって優秀な人材の確保は大きな課題となっています。終身雇用を前提とした働き方も変化し、企業が必要な時に必要な人材を確保できる時代ではなくなりました。こうした環境下では、働きやすさと高い生産性を両立させ、企業の魅力を継続的に高めることが重要です。その効果的な方法として、業務効率化の推進を改めて考えてみましょう。
業務効率化を成功させる3つのポイント
業務効率化を効果的に進めるには、以下の3つのポイントを押さえることが重要です。
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自社の課題を正確に把握すること
「ムリ・ムダ・ムラ」がどこにあるのかを全社的に洗い出し、優先順位をつけて取り組む -
適切なツールと手法を選択すること
自社の業務特性に合った方法（アウトソーシング、デジタル化、業務の標準化など）を見きわめる -
継続的な改善サイクルを回すこと
定量、定性の両面から効果を測定し、PDCAサイクルで改善を重ねる
自社内で解決する以外にもアウトソーシングを積極的に活用して、業務負担の軽減だけではなく、より競争力を高めるために戦略的な方法としての利用もできます。
業務効率化を検討することは、理想とする企業像につながる取り組みです。
ＮＴＴデータ関西では、業務効率化をサポートするさまざまなソリューションをご用意しております。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。
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