株式会社ＮＴＴデータ関西

行政手続に必要な時間を大幅に短縮
申請から支払いまでをオンライン化し、
業務の効率化と住民の利便性の向上を実現

各種手続のペーパーレス化やデジタルトランスフォーメーションによる行政サービスの向上に取り組む栃木県様は、その一翼を担うシステムとして、ＮＴＴデータ関西の電子申請サービス「e-TUMO APPLY」を活用しています。
キャッシュレス決済との連携など、時代に即した機能を取り入れて大幅に業務の効率化とサービスの向上を実現しつつ、より多様なニーズへの対応に注力する栃木県様の取り組みについて話を伺いました。

効果

業務の正確性と効率が向上

手作業で行っていた申請内容の集計がシステムで一括して行われるようになったため、業務効率が大幅に向上。集計漏れなども起こらず、素早く正確な業務が行えるようになった。
電子収納機能との連携により、処理業務に必要な時間が7分の1以下に

納入通知書の作成や郵送業務が不要になり、職員は申請状況を画面上で確認するだけで済むようになった。その結果、以前は15分かかっていた業務が、わずか2分で完了するようになった。
キャッシュレス決済の導入で利用者の利便性が向上

申請や手続に伴う手数料の支払いもクレジットカードやQRコードによる決済が可能に。利用者は24時間いつでもどこでも手続を完了できるようになった。窓口で現金を扱う機会が減り、職員の負担軽減にもつながった。

e-TUMO APPLYの利用状況は？

香西氏: 2022年度末時点で、県が受け付けている申請手続のうち約140種類が電子申請に対応しています。それに加えて、イベントへの申込みやアンケートへの回答でも利用しており、こちらは約450種類に導入されています。
猿山氏: 県庁内での利用においては、特定の部署が利用するというより、県庁内の多くの部署でまんべんなく利用しているという状況です。利用にあたっては、最初に私たち行政改革ICT推進課の担当者が各部署に操作方法や用途の説明に行きます。直感的に使えるように分かりやすくつくっていただいているので、ほとんどの場合はこの説明のみで使い方をマスターしてくれ、「こんなこともできるのでは？」「こんな用途にも使えそう」と、各部署の職員が自律的に利用を拡大してくれています。

導入後、どのような効果が現れているでしょうか。

猿山氏: 利用者が24時間365日、自宅やオフィスなどから申請が可能、いわゆる「いつでも、どこでも申請できる」ことで、そのようなニーズを持つ方にとっては、飛躍的に利便性が向上したと思っています。
また、庁内においては、職員の業務効率が大幅に向上しました。以前は申請を紙で受け付けることが基本だったため、申請内容を手作業で集計していたのですが、それらの業務がe-TUMO APPLYでは不要になりました。
手作業でこの集計を行っていた頃は、集計漏れが起こるリスクがありました。それを防ぐための確認作業というプロセスが必要だったのですが、e-TUMO APPLYでは集計が自動化されているため、集計漏れの心配はなくなり、業務効率と正確性を同時に向上させることができました。
香西氏: 県庁では、申請にあたって職員が面談を行う業務もあり、このような際には、事前に日時の予約をしていただきます。従来は電話予約だったのですが、e-TUMO APPLYを導入後は「汎用予約システム」を利用するようになりました。このシステムでは、面談可能な日時を県庁側が予め定めて、利用者は、その画面を見て希望の日時を選ぶのです。電話でのやり取りに比べてスムーズですし、聞き間違いなどのミスも起こりません。
また、24時間、いつでも申し込むことができるので、利用者の利便性も向上しました。

電子収納機能も利用されています。

香西氏: 電子収納機能の導入により、利用者の利便性が向上しました。以前は、県から届いた納入通知書を金融機関などに持っていき、窓口で支払いを行わなければいけませんでした。
それに対して現在では、クレジットカードやQRコード等で決済をすることができます。電子申請サービスと同じく、「いつでも、どこでも」申請から決済まですべての手続を完了できるようになったのです。
猿山氏: また、職員からも非常に好評です。従来は申請を受け付けた部署が納入通知書を作成し、印刷、封入、発送という作業を行っていました。それが今では、システム上で申請内容の確認を行えば、あとは「受理」を選択するだけで申請者には支払いに必要な情報が自動的に届く仕組みになっています。
また、窓口で手数料を支払う手続についても、現金を受け取ったり管理したりする機会が少なくなったため、職員の業務負担が軽減しました。
江連氏: 畜産事業者様などが利用する、豚熱予防のワクチン接種に関する手続業務では電子申請と電子収納という一連のシステムによる効果が明確に現れました。納入通知書の作成や発送を行っていた頃は事務作業が1件あたり15分かかっていたのですが、電子収納機能が加わってからはわずか2分で行えるようになりました。住所の記載ミスなどによる誤送信も防ぐことができますので、非常に助かっています。

今後の展望をお教えください。

猿山氏: 行政手続のペーパーレス化やオンライン化は全国的な流れであり、栃木県としても今後も力を入れて取り組んでいきます。
一方で、すべての利用者が対応できるかといえば、必ずしもそうではありません。「やはり窓口での手続がいい」という方もおられますし、そういった声に応えることも県の責務です。
そこで導入に向けてＮＴＴデータ関西さんと開発に取り組んでいるのが、「書かない窓口」です。この仕組みでは、窓口に設置したタブレット端末等を使って利用者に必要な情報を入力してもらいます。従来のように窓口で紙に記入するのと変わらない感覚で、自然に電子申請へと導き、一元的に集計・管理しようという仕組みです。
香西氏: コンビニエンスストアでの現金決済の仕組みも導入予定です。電子収納機能はすでに導入していますが、「現金で支払いたい」という利用者の声もあります。「書かない窓口」と同じように多様なニーズに応え、選択肢をしっかりと提供していきます。
江連氏: ペーパーレス化を進めるにあたって、課題の1つとなるのが収入証紙です。東京都や大阪府ではすでに廃止されました。栃木県でも今、廃止に向けた検討が進んでいます。収入証紙がなくなるとペーパーレス化は大きく前進するでしょう。それに伴って、電子申請が申請手続の主流になるはずです。
e-TUMO APPLYは、もっと県庁内で利用を広げられると考えています。「こんなことができるよ」「こうすれば便利だよ」という説明をきめ細かく行うことで利用を促進し、来るべき電子申請が主流になる日に備えたいです。