e-TUMO MYNUMを導入する前の運用は？

渋谷区様

導入前でもインターネットに簡易な予約管理の仕組みは設けていましたが、お客様自身で予約変更ができないため、結果として多くの場合は職員が住民からの連絡を受けて予約登録や変更などの管理をしていました。また、カードの配送状況は移動便と紙台帳で管理し、どこに配送したか、カードは交付したのかキャンセルだったのか。それらの状況がリアルタイムでは確認できないため、事務処理がすぐに行えないことが多くありました。

e-TUMO MYNUMを導入後、どのような効果が表れましたか？

渋谷区様

以前は予約一覧表とカード管理簿を別々に作成していましたが、システム導入後は、カードの予約管理と進捗管理を一元的に行えるようになったことで、日々の運用が迅速かつ非常に楽になりました。
また、日々の業務効率化だけではなく、職員への業務引継ぎや教育の面でも大きな効果を感じています。なぜなら画面構成が直感的で操作しやすいため、予約管理とカード管理業務について、いち早く理解してもらいやすくなりました。もし予約システムとカード管理システムが別々であった場合、複数の媒体を横断した説明が必要になっていたと思います。そのため、教育コストの削減という面でもメリットを実感しています。
また、システム内に「〇〇に配送中」「〇〇で保管中」といったカード移送状況のステータスが用意されている点も非常に便利です。渋谷区では出張所だけでも９カ所の交付窓口を設置しています。そのため予約カードについて「いつ・どこの出張所に配送したか」というカード管理が非常に重要です。システム導入後は、そのカードは今どこにあるのか、発送済みなのか、受領済みなのか、といったリアルタイムの状況を短時間で確認できるようになり、作業の効率化に繋がっていると思います。
さらに、J-LISから送付されるカードに同梱されている交付対象者リストを二次元コードで読み取り、そのままカード管理に利用できる機能は本当に重宝しています。従来であれば、対象者情報を手作業で確認したり入力したりする必要がありましたが、この機能によって必要な情報を短時間で簡単に取り込めるため、登録作業の負担や入力ミスがなくなりました。結果として、カード管理・カード登録にかかる時間と手間が大幅に削減され、職員は住民対応など本来注力すべき業務のための時間を確保できるようになりました。

今後の課題・目標は？

渋谷区様

昨年度からマイナンバーカードの更新予約が増加し始めており、さらに近年は電子証明書の更新も本格的に増えてきています。カード交付や電子証明書の更新作業以外にも、マイナンバーカードを使った新たな制度が毎年のように拡大しており、ますますの業務負担が増すことが予想されています。
一方で、そのような状況だからこそ、予約管理とカード管理を一体的に行うことができるe-TUMO MYNUMによって、新制度などへの対応時間の確保が行えるようになり、その存在は非常に心強く感じています。
今後もe-TUMO MYNUMを継続して活用しながら、住民の皆さまにスムーズな予約受付とカード交付サービスを提供していきたいと思っています。システムを有効活用することで、職員の負担軽減と住民サービスの向上を両立していくことが今後の目標です。